En optant pour le travail hybride, une entreprise doit utiliser des solutions adaptées pour pouvoir continuer son activité. Cela peut être un outil de visioconférence ou une plateforme de management digital, bref, tout ce qu’il faut pour rendre digital son siège.

La pandémie du covid-19 a profondément changé le fonctionnement des entreprises qui ont dû inciter bon nombre de leurs collaborateurs à travailler à distance. Comme ceux-ci se trouvent dans différentes villes ou même pays et utilisent divers outils de travail, l’entreprise doit faire preuve d’ingéniosité pour fonctionner avec. Ainsi est née l’appellation digital workplace ou hybrid workplace d’après de nombreux éditeurs de logiciels. Elle consiste à proposer un mode d’organisation qui combine le travail à distance et le travail en présentiel.

D’après un cabinet de conseil en transformation digitale interne, une hybrid workplace est constituée de plusieurs éléments qui lui permettent d’être fonctionnelle. En font partie les suites collaboratives de Microsoft 365 et Google Workspace qui servent à coéditer en ligne des documents. Ce n’est pas une première, mais ces outils sont indispensables à une entreprise qui fonctionne en mode hybride.

Plébisciter la collaboration unifiée

Grâce à ces solutions spécifiques, les collaborateurs sur site et à distance peuvent travailler ensemble sur le même document, y apporter leurs commentaires et les modifier en temps réel. Avec le partage d’écran, chacun d’eux peut en outre montrer ses notes, documents, images et vidéos aux participants d’une session de brainstorming ou design thinking en ligne. Cela est rendu possible avec l’avènement de plateformes de management visuel innovantes comme Miro, Stormboard, Mural, iObeyan et Klaxoon. Grâce à elles, les collaborateurs qui n’ont pas pu prendre part à une réunion peuvent se mettre au courant de ce qui y a été discuté. Ces outils intègrent aussi des fonctions spécifiques à l’agilité comme les tableaux en mode Kanban et les murs couverts de post-il numériques qu’on déplace au fur et à mesure de la progression d’un projet.

Selon le fournisseur de solutions pour la transformation numérique, le fonctionnement du travail en mode hybride doit se baser sur les principes des méthodes agiles. Cela signifie entre autres :

- Définir des objectifs orientés résultats,

- Rendre transparents les échanges,

- Célébrer les réussites…

C’est le cas des outils de gestion de projet qui, à l’instar de Trello, montrent clairement les tâches que chaque collaborateur doit effectuer.

Privilégier les outils inclusifs

Après la crise sanitaire due au covid-19, les réseaux sociaux d’entreprise comme Talkspirit, Platform, eXo, Jamespot et Jalios intéressent de nouveau. Ils permettent de relayer l’information et de célébrer les succès, car favorisent également les échanges informels. C’est le cas :

- De la Machine à Café Virtuelle de Powell,

- Des stories de Wimi,

- Du métaverse collaboratif en 2D de Jamespot.

La crise du covid-19 a aussi rappelé aux dirigeants d’entreprise la nécessité d’intégrer les travailleurs de première ligne via des canaux digitaux comme Workplace from Meta, Sociabble, Stepple et autre. Ce sont des plateformes qui leur sont spécifiquement dédiées, un moyen efficace de les concilier avec les travailleurs du savoir. A défaut, ces derniers se servent surtout du mail et les travailleurs de première ligne, du WhatsApp.

Le mode hybride rajeunit également le concept du knowledge management et les bases de connaissances accessibles à tous et qui favorisent l’intelligence collective. Il faut toutefois faire attention à l’infobésité, car l’adoption du cloud a déjà accru la quantité de contenus stockés dans des SharePoint, Drive et Yammer, ainsi que des espaces partagés inutilisés. Pour éviter de les augmenter encore plus, il convient de discipliner et de remettre en question les méthodes de travail. Il faut aussi réarranger les informations dans un espace projet commun pour que les contenus en local ne soient plus répartis individuellement.

Doter d’outils digitaux les salles de réunion

En rendant hybride son espace de travail, une entreprise doit ainsi réorganiser celui-ci dans son ensemble. Cela signifie supprimer les espaces de bureau désormais inutiles à cause de l’adoption massive du télétravail, et les transformer en salles de réunion.

Elle doit ainsi les doter d’outils de communication qui lui permettent de mettre sur le même pied d’égalité les collaborateurs travaillant sur site et ceux en télétravail. C’est le cas avec Zoom, Google Meet, Cisco Webex, des outils de visioconférence qui se servent de l’IA pour améliorer la qualité de l’image et du son. Ces solutions utilisent aussi l’Intelligence artificielle pour créer des espaces virtuels encore plus inclusifs qu’importe l’endroit d’où se connectent les participants aux réunions. L’entreprise peut y joindre des caméras intelligentes qui se focalisent automatiquement sur le collaborateur qui prend la parole. Logitec, Facebook Portal et Google Meet Hardware en sont des exemples.

L’entreprise doit également disposer des tableaux blancs interactifs dans ses salles de réunion. Ils feront office de support de travail et de collaboration commun à la salle de réunion et aux collaborateurs en télétravail. Ils peuvent choisir entre :

- Jamboard de Google,

- Surface hub de Microsoft,

- Webex Board de Cisco,

- MeetingBoard de Klaxoon…

Elle peut faire de même avec les applications comme Google Agenda ou Outlook pour :

- Organiser une réunion dans un agenda partagé,

- Traduire les échanges,

- Prendre des notes automatiquement.

Avec Aster, l’entreprise peut en outre préparer l’ordre du jour de sa réunion et disposer, à la fin, d’un compte-rendu.

Cette large variété de solutions qui permettent de mettre en place un espace de travail hybrid peut toutefois ne pas répondre à certains besoins très spécifiques des entreprises. Aussi, ces organisations doivent plutôt opter pour les plateformes de low-code ou de no-code pour digitaliser en un court laps de temps une procédure toujours réalisée sur papier. Ainsi, elles peuvent créer une application de validation-approbation ou de réservation de salle de réunion.

Les entreprises peuvent aussi se servir de métaverse, des univers futuristes immersifs en 3D qui, dans le futur, pourraient devenir l’endroit où se réunissent les collaborateurs. Outre permettant à ces derniers de s’échanger des idées ou de se former, ces espaces virtuels innovants serviront aussi aux entreprises à recruter ou à intégrer de nouveaux collaborateurs. Grâce à eux, les organisations pourront consolider la cohésion de leurs équipes par le biais d’évènements d’entreprise incentive.