Pour bien préparer sa prospection commerciale, il est nécessaire de réunir les informations sur les prospects dans une base de données. Elle aidera à suivre l'avancée de la prospection au fur et à mesure des actions menées envers les potentiels clients.

1. Créer sa base de données prospects avec un tableur.

Créer la liste de ses prospects sur un tableau Excel permet de réunir toutes les informations essentielles à la prospection commerciale.

Cette base de données prospects sera utile pour le suivi de la relation commerciale.

Il faut la compléter avec des données pertinentes :

· Le nom de l'entreprise ;

· Le secteur d'activité, voire le code NAF ;

· Les coordonnées de l'entreprise, en séparant l'adresse en trois à quatre colonnes (voie, code postal, ville, pays) ;

· Idéalement, le nom du contact, ses coordonnées (téléphone, email) et l'intitulé de son poste.

Les informations du type secteur d'activité ou ville permettent de segmenter la base de données prospects, afin d'aiguiller certaines actions commerciales.

2. Mettre à jour sa base de données prospects

Durant la prospection de nouveaux clients, la base de données prospects doit être mis à jour pour suivre en temps réel l'ensemble des actions menées.

De nouvelles colonnes sont donc à ajouter :

· La date à laquelle le prospect a été contacté pour la dernière fois ;

· Le type de prospection utilisé (mailing, e-mailing, phoning, sms, etc.) ;

· La date du premier rendez-vous commercial ;

· Les disponibilités du contact (s'il est en congé par exemple).

Ces informations sont utiles pour la (ou les) personne(s) responsable(s) de la prospection commerciale, car elles permettent un suivi détaillé des actions

3. Utiliser une base de données type CRM

Les logiciels CRM (Customer Relationship Management), aussi appelées GRC (Gestion de la Relation Client), optimisent le suivi de la relation commerciale.

Que l'on soit une PME ou non, l'usage d'un logiciel CRM permet :

· Une meilleure organisation ;

· Une optimisation du temps consacré à la prospection commerciale.

· Une planification des relances prospect ;

· La création de devis et factures ;

· Un historique des actions menées ; etc.

Les logiciels CRM sont des véritables tableaux de bord à installer sur un ordinateur, ou à utiliser en ligne via un système de cloud sécurisé. Certains logiciels sont gratuits, mais offrent moins de fonctionnalités que les logiciels CRM payants.